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RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Amicale nationale des Déportés et Familles de Disparus de Natzweiler-Struthof et de ses Kommandos.
Natzweiler-Struthof, Histoire et mémoire
Ci-après : « l’Association »
ARTICLE 1 – COMPOSITION
S’agissant d’une amicale nationale française, les membres du Conseil d’administration de l’Association
possèdent la nationalité française.
Le Conseil d’administration peut désigner un Vice-président d’honneur parmi les Déportés, rescapés de
Natzweiler.
ARTICLE 2 – ACTIONS DE L’ASSOCIATION
Toute action devra faire l’objet d’une demande écrite et argumentée (objet, buts, budget, participation demandée à l’Association) auprès du Conseil d’administration, ou l’un de ses membres qui en fera part sans délai à l’ensemble des membres du Conseil.
Tout membre du Conseil d’administration peut proposer une action à l’ensemble des membres du
Conseil.
Les actions soutenues par l’Association seront mises en œuvre avec l’accord des deux tiers des membres présents ou représentés lors de la prochaine séance du Conseil d’administration.
En cas de demande urgente, les échanges pourront être réalisés par courriel et par fax. Un accord formel des deux tiers des membres est requis.
L’absence de réponse à courrier/courriel dans un délai de 15 jours calendaires sera réputée comme un accord tacite avec l’action proposée.
ARTICLE 3 – REPRESENTATION DE L’ASSOCIATION AUPRES DU PUBLIC ET AU SEIN D’AUTRES ORGANISMES
Un membre du Conseil d’administration peut représenter le Président d’honneur et/ou le/la Président(e) sur demande et après avis exprès de l’un d’eux, ou à leur demande en cas d’empêchement du Président d’honneur et/ou du/de la Président(e) lors de cérémonies, colloques, expositions, etc.
Un ou des membres du Conseil d’administration peuvent représenter le Président d’honneur et/ou le/la Président(e) – ponctuellement ou pour la durée de son mandat -, au sein d’une association, fondation, fédération, institution publique, d’un comité, d’un organisme non gouvernemental, etc.
Il(s)/elle(s) sont désigné(e)s par le Bureau.
Le Secrétaire de l’Association fait alors part « pour le Président » / « pour le Président d’honneur » et
par écrit de la décision à l’organisme concerné.
L’Association est représentée par un « logotype ». Depuis l’Assemblée générale ordinaire du 22 juin
2019, il est ainsi présenté :
Ses couleurs sont : bleu, blanc, rouge (bandeau et triangle) et bleu et noir (mentions écrites).
Il pourra être modifié sur proposition du Conseil d’administration lors d’une prochaine Assemblée générale.
ARTICLE 4 – FONCTIONNEMENT DE L’ASSOCIATION
Le Bureau se réunit autant que de besoin.
Le Conseil d’administration est convoqué par écrit (courriel, fax, lettre) dans un délai minimum d’un
mois par le Président, sauf nécessité. (cf. statuts)
Le Président de l’Association ou le Président d’honneur président les réunions du Bureau et du Conseil d’administration.
En cas d’empêchement, le Président de l’Association ou le Président d’honneur délèguent la présidence
de séance à un membre du Bureau.
En cas d’empêchement des membres du Bureau, la présidence de séance est confiée par le Président de l’Association ou le Président d’honneur à un membre du Conseil d’administration non membre du Bureau.
Les membres convoqués sont priés d’accuser réception de la convocation.
Le vote par procuration est autorisé, le vote par correspondance est interdit. Un membre ne pouvant être présent peut donner pouvoir à un autre membre. Un membre présent ne peut recevoir plus de trois pouvoirs.
Pour la validité des délibérations le quorum des deux tiers doit être atteint par les membres présents ou représentés. Si le quorum n’est pas réuni, le Président, ou le président de séance par délégation, peuvent lever la séance. L’ordre du jour est reporté à la prochaine réunion.
Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés. En cas d’égalité,
la voix du Président – présent ou ayant donné pouvoir- est prépondérante.
Une feuille de présence sera signée par chaque membre présent, et le cas échéant pour le ou les membres dont il a reçu pouvoir.
La feuille de présence sera signée par le président de séance et jointe au procès-verbal de séance.
Les membres du Conseil d’administration sont tenus à un devoir de réserve sur le contenu des débats.
L’Assemblée générale et l’Assemblée générale extraordinaire sont convoquées par écrit dans un délai minimum de 15 jours.
Le vote par procuration est autorisé, le vote par correspondance est interdit. Un membre ne pouvant être présent peut donner pouvoir à un autre membre. Un membre ne peut recevoir plus de trois pouvoirs.
Le quorum pour la validité des délibérations est fixé au tiers des membres à jour de cotisation présents ou représentés le jour de la réunion de l’assemblée. Si le quorum n’est pas réuni, le président de séance peut lever la séance. L’ordre du jour est alors reporté à la prochaine réunion. Le Président ou le Président d’honneur, ou le président de séance par délégation, peuvent décider de maintenir la réunion pour permettre la tenue des débats et obtenir des propositions et points d’ordre du jour. Il ne sera alors procédé à aucun vote. Débats, propositions et éventuels nouveaux points d’ordre du jour seront présentés en prochaine Assemblée générale, ordinaire ou extraordinaire.
Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés. En cas d’égalité,
la voix du Président – présent ou ayant donné pouvoir- est prépondérante.
Une feuille de présence sera signée par chaque membre présent, et le cas échéant pour le(s) membre(s) dont il a reçu pouvoir.
La feuille de présence sera signée par le président de séance et par le Président de l’Amicale, et jointe
au procès-verbal de séance.
ARTICLE 5 – TRESORERIE
L’exercice comptable est fixé du 1er janvier au 31 décembre (année civile).
Le Président et le Trésorier disposent de la signature sur les comptes de l’Amicale.
Le Président et le Trésorier peuvent faire usage de tout moyen de paiement pour les frais relatifs à
l’association.
Toute opération doit être justifiée dans son objet et par un reçu, transmis au Trésorier.
Le Trésorier est tenu informé en amont de tout projet de dépense, il en suit les étapes et en reçoit le justificatif original ou une copie datée et signée par la personne ayant assuré la dépense soit directement (« pour remboursement de frais relatifs à l’action X »), soit pour l’Amicale (« justificatif de dépense pour l’action Y »).
Toute dépense à engager pour un montant supérieur ou égal à 500 (cinq cents) euros fera l’objet d’une validation préalable des membres du Conseil d’Administration qui se prononcent à la majorité simple, la voix du Président demeurant prépondérante en cas d’égalité des voix.
Le Président peut déléguer, de manière ponctuelle ou permanente, la capacité à effectuer des dépenses au Secrétaire. Le Trésorier veillera alors à la mise en œuvre de toutes les modalités légales et réglementaires à l’application de la délégation.
ARTICLE 6 – ADHESIONS ET COTISATIONS
La cotisation est annuelle. L’adhésion est valable de janvier à décembre.
Le montant des cotisations est fixé annuellement ou reconduit sur proposition du Conseil
d’administration.
Il est voté en Assemblée générale ordinaire, à la majorité des membres adhérents présents et représentés le jour de la réunion.
En cas de nouveau(x) montant(s) de cotisation, celui-ci/ceux-ci prend/prennent effet au 1er janvier de
l’année suivante, afin de ne pas introduire de cotisations différenciées sur le même exercice fiscal.
ARTICLE 7 – INDEMNITÉS
Seuls les frais de mission, de déplacement ou de représentation effectués au bénéfice exclusif de
l’Association peuvent faire l’objet d’un remboursement.
Seuls les frais occasionnés par l’accomplissement du mandat des membres du Bureau sont remboursés
sur présentation au Trésorier de justificatifs originaux.
Les frais occasionnés par l’accomplissement du mandat des membres du Conseil non membres du Bureau sont remboursés avec l’accord exprès du Président ou de son représentant et du Trésorier ou de son adjoint, sur présentation au Trésorier de justificatifs originaux.
Les bases de remboursement pour les déplacements sont de 0,20 € du km parcouru en véhicule particulier par le mandaté ou le tarif fiscal en vigueur dans le cas de l’émission d’un certificat fiscal annuel ; et le tarif plein SNCF en 2nde classe. Sont également remboursables les frais de péage et stationnement sur présentation des justificatifs.
Le rapport financier présenté à l’assemblée générale ordinaire détaille, par bénéficiaire, les remboursements de frais de mission, de déplacement ou de représentation effectués au bénéfice exclusif de l’Amicale.
ARTICLE 8 – PERTE DE LA QUALITE DE MEMBRE, DEMISSION ET RADIATION
Tout membre peut démissionner librement et à tout moment de l’association par lettre simple adressée
au Président ou au Trésorier de l’association.
Tout membre du Conseil d’administration, le cas échéant du Bureau, qui, sans excuse*, n’aura pas assisté à deux réunions consécutives du Conseil d’administration, le cas échéant du Bureau, sera considéré comme démissionnaire de fait.
La qualité de membre adhérent simple ou membre du Conseil d’administration, le cas échéant du
Bureau, se perd par le non-paiement de la cotisation au 31 août de l’année courante.
L’exercice comptable étant fixé du 1er janvier au 31 décembre, un appel à cotisation est lancé en début d’année. Un appel à cotisation et un rappel de cotisation sont effectués au moment de la convocation à l’Assemblée générale. Le rappel de cotisation précise l’échéance de paiement au 31 août.
Un membre adhérent ou membre du Conseil d’administration, le cas échéant du Bureau, peut être radié pour motif grave, c’est-à-dire en raison de comportement, action, engagements ou expression de convictions contraires aux statuts et règlement de l’amicale. L’intéressé sera alors invité par lettre recommandée avec accusé de réception à fournir des explications devant le Conseil d’administration et/ou par écrit. Le Conseil statue de la radiation lors de sa prochaine réunion.
En cas démission, la cotisation ne saurait être remboursée. En cas de décès, la cotisation de saurait être remboursée aux ayants-droits.
* Une excuse n’est pas une justification, mais le fait de signaler par écrit au Président ou au Secrétaire, l’impossibilité d’assister à la réunion.
Fait à Natzwiller, le 24 juin 2023
Le Président Le Secrétaire
Jean-Luc SCHWAB Gilles CASTELLOTE